¿Eres esclavo del e-mail

Cuántas veces revisas tu e-mail en el día? Cuánto tiempo le dedicas a responder tus mensajes? Eres de los que monitoriza constantemente su e-mail? Haz sentido alguna vez que llevas demasiado tiempo respondiendo tu e-mail sin poder hacer tus tareas?
Sí tu respuesta es Sí!!, entonces eres un esclavo de tu e-mail y te invito a hacer algo para cambiar.

Hace ya bastante tiempo me dí cuenta que perdía demasiado tiempo revisando y respondiendo correos electrónicos, yo participio en varias iniciativas empresariales y proyectos a la vez, además de interactuar mucho con clientes, con lo cuál recibía durante todo el día “incendios que apagar”, mensajes, ideas, preguntas, notificaciones de proyectos, notificaciones de redes sociales, newsletter de sitios a los que estaba suscrita, cupones de descuento, etc.

Pasaba horas revisando y respondiendo mensajes y debo reconocer que muchos de estos eran notificaciones sin importancia, pero ya el simple hecho de abrir el mensaje, hacer clic en un link me hacía perder tiempo.  A esto se sumaba que no bastaba con responder un e-mail porque a los pocos minutos me llegaba de vuelta la respuesta del destinatario, y es que es un CIRCULO VICIOSO con letras mayúsculas, porque no solo era yo revisando el e-mail a primera hora de la mañana eran casi todos mis contactos haciendo lo mismo.

Invertía tanto tiempo que al final del día tenía la sensación de que había estado todo el día ocupada a full en trabajo, que no daba a basto, y la verdad es que había perdido mucho tiempo en cosas innecesarias. Así que llegó un momento en que decidí que necesitaba hacer un cambio, dedicarme a las tareas y bajar el agobio de tener tantos correos sin responder.

Comencé averiguando sobre formas para manejar el e-mail y ahí comprendí que este es uno los principales elementos que afectan nuestro nivel de productividad y que perjudican el cumplimiento de nuestros objetivos. La base del problema es simple: Dedicar mucho tiempo a revisar mensajes que no tienen relevancia o estar monitorizando constantemente el e-mail sólo ayuda a desconcentrarnos y perder el foco.

Rescaté los mejores consejos que leí y los implemente adaptándolos a mi realidad, y he conseguido muy buenos resultados, así que te invito a leer y hacer lo mismo, la clave es adaptarlo a tu vida profesional.

1. No revises el e-mail a primera hora

El problema:
A primera hora de la mañana es donde tenemos el mayor nivel de energía y concentración, es el mejor momento para abordar tareas claves que requieran toda nuestra atención. Consumir ese nivel de energía para revisar el e-mail y dedicarle minutos valiosos a revisar “basura” “spam” “links” que no necesariamente tienen que ver con tu trabajo es un desperdicio.

La solución:
Retrasa la revisión de tu e-mail para 1 hora más tarde, y el día antes deja programada la realización de una tarea clave, o parte de ella, para primera hora del día siguiente.
Esto te ayudará a aprovechar tu energía en una tarea clave con mucha más eficiencia, y a mantenerte enfocado hacia tus objetivos durante el día.

2. Disminuye el tiempo que dedicas a la revisión de e-mail

El problema:
Tener el e-mail abierto todo el día y estar constantemente monitorizándolo produce que perdamos rápidamente el foco y concentración en lo que estábamos haciendo, teniendo que invertir el doble de tiempo luego en retomar el hilo en las tareas.

La solución:
Revisa tu e-mail en horas o intervalos de tiempo determinados, y todo lo que llegue no lo respondas inmediatamente, en la medida de lo posible, captúralos en tus sistema de tareas para luego procesarlos y responderlos. Aquí podrás usar la regla de los 2 minutos.
Una vez que termines la revisión cierra tu sistema de correo y vuelve a enfocarte en tus tareas y objetivos del día.

3. Disminuye el flujo de e-mail

El problema:
Cada día dedicamos una buena parte del tiempo a revisar, responder e-mail y a redactar y enviar otros tantos, esto nos produce la sensación de estar haciendo muchas cosas pero la verdad es que esto rara vez ayuda en el cumplimiento de nuestras tareas y objetivos.

La solución:
– Evita enviar e-mail, en la medida de lo posible, cambiarlos por llamadas y verás qué rápido puedes resolver un problema, o contestar una pregunta.
– Elimina las suscripciones automáticas de e-mail que no te agreguen valor en tu trabajo, ejemplo: Cupones de descuento, Notificaciones de redes sociales.
– Envía e-mail claros, precios y concisos que eviten desencadenar respuestas por e-mail

4. Mejora tu redacción de tus e-mail

El problema:
Redactar mensajes demasiados largos, imprecisos sólo produce más e-mail de vuelta en tu bandeja de entrada.

La solución:
–  Antes de redactar un e-mail reconoce lo que quieres conseguir con él y qué respuestas deseas obtener.
– Utiliza en el asunto palabras claves que sirvan a la otra persona para ponerse en contexto del tema y la urgencia.
– Sintetiza tu mensaje al máximo, se preciso y concreto
– Identifica al destinatario y analiza si realmente necesitas poner en copia a más personas, poner en copia a un listado de personas sólo por “notificar” o por “si le llegará en un futuro a interesar” no es suficiente, este es un circulo vicioso que si no lo cortas te afectará a tí también.
– Si debes delegar una tarea por e-mail, se claro en las instrucciones y objetivos, esto permite evitar un e-mail de respuesta con preguntas.

5. Optimiza la revisión de tú e-mail

El problema:
Dedicamos el mismo tiempo de revisión a todos los e-mail que llegan, sin discriminar los que realmente son importantes y/o urgentes.

La solución
Asígnales prioridades a los mensajes y nunca revises uno a uno de arriba a abajo sin discriminar en los importantes.
– Dedica tu primera revisión del día a los mensajes que son “Prioridad Alta” estos generalmente son aquellos donde tu rol es fundamental, respuestas a clientes, respuestas a tu jefe, socio, seguimiento de un proyecto, etc.
– A media jornada la revisión de los mensajes con “Prioridad media” estos pueden ser del tipo solicitudes, encargos, coordinación, etc.
– Al final del día cuando tu energía es menor dale una revisada a los con mensajes con prioridad baja, estos pueden ser notificaciones, mensajes de grupos.

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